Imagen tomada de: Unplash / Daria Nepriakhina / @epicantus
Este es el primer artículo de una serie de contenidos que elaboraré como recomendaciones de trabajo para gestionar equipos de manera remota, ya que es de gran importancia seguir preparándonos para el teletrabajo debido a que el mundo no volverá a ser el mismo después de superada esta crisis mundial que nos ha exigido (a la mayoría) a trabajar desde nuestros hogares, y en muchos casos, sin habernos capacitado para esto.
Este no es un artículo para expertos, este es un artículo para aquella persona que sin importar a qué se dedican y quiere empezar a implementar en su vida personal y proyectos propios un poco de metodologías ágiles, pero en especial, volver un poco más competitivo a su equipo de trabajo remoto y prepararse de manera efectiva a la contingencia mundial actual.
Antes de empezar a hablar de Trello debemos mencionar las metodologías ágiles. Este tema es clave para poder entender los beneficios de la herramienta y conocer los fundamentos de la gestión de proyectos enfocados en la velocidad y los resultados.
Este término hace referencia a una filosofía de trabajo que busca optimizar la gestión de proyectos, buscando disminuir tiempos de trabajo y optimizando los costos, es decir, aumentando la productividad. La palabra clave a tener en cuenta cuando empieces a trabajar bajo este modelo es FLEXIBILIDAD, ya que esta metodología se puede adaptar a cualquier tipo de proyecto, en cualquier mercado, de cualquier tamaño o incluso en tareas diarias y sencillas como la vida misma. Para no hacer muy largo el cuento y no detenernos en cada uno de los tipos de metodologías existentes, les hablaré de KANBAN que es la metodología con la que me encuentro más familiarizado y estoy convencido que es un excelente punto de partida para las demás. Aclaro que todos los profesionales y empresas modifican un poco el proceso de trabajo, por eso destaqué la palabra “flexibilidad”, porque no solo aplica a los proyectos sino también a la manera de trabajar, así que te puedes sentir en la libertad de modificarlo durante la marcha.
El objetivo de esta metodología es poder visualizar en qué etapa del proceso o flujo de trabajo (tareas por hacer, haciendo y finalizadas) se encuentra cada tarea para poder gestionar rápidamente que se pase de un estado a otro. Algo muy importante y que no se nos puede olvidar es que debemos ser muy específicos y claros con cada tarea para que esta se pueda desarrollar lo más fácil y pronto posible, y que no se estanque por falta de información o falta de norte estratégico (lo que se quiere lograr). Hay que evitar poner tareas muy grandes y ambiciosas, debemos enfocarnos en dividir muy bien una tarea en acciones concretas (pasar de algo grande a partes pequeñas), buscando solo hacer aquellas que son necesarias.
Entonces para concluir y entender por qué usar la metodología Kanban (tablero de tareas):
- Estar enterada del flujo de trabajo y el avance de cada tarea.
- Procurar limitar el trabajo que hay en cada fase para evitar estancamientos.
- Detectar y aprovechar las oportunidades de mejora.
Explicado AGILE hablemos entonces de Trello y cómo esta herramienta nos ayudará no solo a ser más productivos y llevar a cabo todos nuestros proyectos personales y labores personales del día a día, sino también a gestionar a tu equipo de trabajo remoto en tiempos de teletrabajo (obligado por la crisis).
La mayoría de usuarios de Trello pertenecen al mundo del emprendimiento y las startup, pero es una herramienta tan potente que ahora son las PYMES y trabajadores independientes los que empezaron a usarla para poder vivir de alguna manera esa tan mencionada y a veces utópica “transformación digital”, que recuerden debe ser en un 90% un tema de cambio de cultura de la compañía, es decir la manera de pensar y actuar, y un 10% un tema de apropiación tecnológica, y no al contrario como la mayoría cree.
Trello es una excelente herramienta para arrancar a mejorar el trabajo en equipo y llevar el completo control de cada tarea y por ende de todos los proyectos que se tengan activos, pero más adelante pueden explorar otras alternativas como lo es JIRA, quien por decirlo de alguna manera es el “papá” de esta herramienta, incluso pertenecen a la misma casa de software, solo que Trello es gratuito y Jira de pago. Con esta segunda herramienta también tengo mucha experiencia debido a que con esta trabajamos a nivel más profesional en la agencia de publicidad de la que hago parte, esta viene con muchos más “juguetes” que permiten realizar acciones increíbles en la gestión de trabajo con clientes y áreas diferentes de una compañía (por ejemplo ver qué integrante del equipo es más productivo frente a ciertas tareas), pero la verdad es que esta sí tiene un costo elevado, por eso recomiendo la primera herramienta de la que hablamos, la cual uso para mi día a día y proyectos personales.
Entonces para ganar tiempo y en vez de explicar a profundidad cada paso de la configuración, me centraré en los conceptos clave para avanzar y que puedan implementar desde ya esta gran herramienta, que más que solo un software, se convierte es una filosofía de trabajo combinada de Kanban.
Ahora sí, manos a la obra:
Paso 1 – Descargar en su computador y/o celular o abrir Trello en su navegador.
Cuando entras por primera vez encontrarás un tablero con toda la información que necesitas para conocer cómo funciona la plataforma, el detalle de cada elemento y cómo configurarla.
Incluso ya existen muchas plantillas creadas por la plataforma o algunas personas que ponen a disposición tableros creados para trabajar distintos tipos de proyectos como labores del hogar, capacitación personal, proyectos web, ventas entre otros.
Paso 2 – Configura tu tablero de trabajo.
Puedes crear un tablero para cada proyecto, usar las plantillas existentes o crearlo desde cero, es muy fácil personalizarlo. Yo personalmente tengo un tablero para cada aspecto de mi vida, como mis charlas y clases en universidades, el trabajo con el blog, las consultorías con clientes, y hasta mis proyectos en casa como decoración o el jardín. Sirve para todo y para todos.
Como les había contado yo trabajo con la metodología kanban, pero hago pequeñas modificaciones a las fases de trabajo. Aquí les muestro cómo configuro cada tablero de trabajo, en donde tengo una columna con la lista de tareas pendientes que debo realizar, recuerden intentar dividir todo por tareas específicas, aunque está la opción de generar checklist desde la experiencia les cuento que no es lo mismo y se pierde control. Luego tengo una columna en la que pongo las tareas semanales que voy ejecutando o que están en proceso, lo importante aquí es que procuremos pasar a esta fase solo las tareas que realmente vamos a trabajar esa semana y que tenemos la posibilidad para hacerlo (ejemplo, pintar la casa no sería la tarea, sino que desglosaríamos todos los pasos como tareas y sería algo más o menos así: resanar, lijar, limpiar, pintar…), ya que si pasas muchas tareas a esta columna de proceso entonces vas a generar un cuello de botella y tus proyectos no verán la luz. Yo incluí una columna de tareas bloqueadas que no hace parte de la metodología, en un proceso ideal esto no debería existir, pero la verdad es que dependiendo del tipo de proyecto esto puede pasar por temas que no controlamos o que no conocemos y esto genera que antes de avanzar encontremos a la persona adecuada para que nos ayude a resolver este problema o a que investiguemos y nos capacitemos para nosotros mismos resolverlo. Por último tendremos una columna de tareas finalizadas, en las que realizaremos una revisión de calidad y nos sentiremos orgullosos de cumplir con todo lo que inicialmente solo era una idea en nuestra cabeza.
Paso 3 – Explora las herramientas y servicios de la plataforma.
Para hacer mucho más fácil el entendimiento de una tarea, puedes trabajar diferentes recursos y servicios que la plataforma a dispuesto para facilitarnos la vida, cosas como conectar nuestro trello a chats como Slack (pronto un artículo sobre herramientas de comunicación empresariales gratuitas y efectivas), almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive, calendar, entre otros.
Aspectos claves dentro de cada tarea (tarjeta), es hacer uso de asignación de responsables que son las personas de tu equipo, poner un deadline o tiempo de entrega, adjuntar archivos y para mí lo más importante, es la generación de etiquetas que te ayudarán a saber a qué pertenece esta tarea, como por ejemplo decoración, jardín, plomería, aseo, entre otras, de esta manera puedes llevar un mejor control de tus proyectos y ver en dónde debes enfocar más tus esfuerzos.
Para finalizar quiero dejarles esta guía práctica para conocer a fondo la plataforma.
Aprovecha este recurso gratuito y empieza a trabajar todos tus proyectos personales y laborales, esto te ayudará a tener un mayor control sobre todo y volverte un mejor gestor de proyectos y sobre todo un ejecutor que siempre da resultados.
Cuéntame cómo configuraste la plataforma y qué consejo le das a los demás emprendedores.
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